Die meisten Unternehmen erstellen einmal im Jahr ein Budget, das für das nächste Geschäftsjahr aufgestellt wird. Berücksichtigt man den Zeitraum der Budgeterstellung, dann können Sie fast davon ausgehen, dass zu dem Zeitpunkt, zu dem das Budget aufgestellt wird, über einen Zeitraum von etwa 15 bis 18 Monaten in die Zukunft geschaut wird.
12.04.2021
Von: WEKA Redaktionsteam
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Planungsparameter von dem rollierenden Forecast
Dieser traditionellen Planung und Budgetierung liegt die Prämisse zugrunde, dass man sämtliche Planungsparameter über diesen Zeitraum recht gut einschätzen kann. Da dies in der Realität nur in den seltensten Fällen zutrifft, reagieren Unternehmen auf Veränderungen innerhalb dieses Zeitraums mit sogenannten Forecasts (Hochrechnungen), die in der Regel je nach Bedarf oder quartalsweise erstellt werden und den Gültigkeitszeitraum des jeweiligen Restbudgetjahres abdecken.
Aufgrund der dynamischen Entwicklung der Märkte wird in den Unternehmen sehr früh – häufig bereits nach dem ersten Quartal – der Forecast (und nicht das ursprüngliche Budget) zu Steuerungszwecken eingesetzt. Da das Budget – wenn überhaupt – nur noch am Jahresende zur Überprüfung von Zielvereinbarungen herangezogen wird, muss am Steuerungszweck der Budgetierung gezweifelt werden. Als Alternative zu dieser Praxis sieht das Konzept des Advanced Budgeting den Einsatz von rollierenden Forecasts oder rollierende Planungen vor.
Der Forecast-Begriff ist in der Praxis nicht einheitlich definiert. So wird darunter häufig eine Managementeinschätzung für einen festgelegten Zeitraum der Zukunft verstanden. In diesem Fall handelt es sich um ein vorwärts gerichtetes, flexibles Steuerungsinstrument, das sich in vielen Punkten von blossen mechanischen Hochrechnungen unterscheidet, da Letztere lediglich auf der Basis der kumulierten Istwerte und der noch ausstehenden monatlichen Planwerte ermittelt werden, ohne dass den veränderten internen und externen Rahmenbedingungen hinreichend Rechnung getragen wird. Bei den sogenannten Year End Forecasts ist der Horizont fest bezogen auf das Ende des Geschäftsjahres.
Ganz anders ist die Vorgehensweise beim rollierenden Forecast, da hierbei stets die gleiche Anzahl von Quartalen betrachtet wird – unabhängig vom Geschäftsjahresende. Beim rollierenden Forecast haben sich vier, fünf oder sechs Quartale als Betrachtungszeitraum bewährt.
Abbildung 1: Beispiel rollierender Forecast
Bei beiden Forecast-Varianten handelt es sich grundsätzlich um eine Managementeinschätzung künftiger Kenngrössen. Sie verfolgen allerdings unterschiedliche Ziele. Der Year End Forecast ist stark darauf ausgerichtet, frühzeitig eine Einschätzung über das Erreichen der Planziele zu erlangen und Auslöser von kurzfristigen, gegensteuernden Massnahmen zu sein. Demgegenüber liegt der Fokus beim rollierenden Forecast in der Beurteilung der Umsetzung der Strategie. Infolgedessen kann der Year End Forecast eher als Instrument des operativen Controllings, der rollierende Forecast eher als Instrument des strategischen Controllings angesehen werden.
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Die Bedeutung rollierender Forecast für das Advanced Budgeting
Mit dem rollierenden Forecast können Sie die Lücke zwischen den im Vorjahr erstellten Planwerten und den aktuellen Istwerten überbrücken, indem Sie neue Entwicklungen wahrnehmen und bei Ihrem Handeln berücksichtigen.
Tabelle 1: Vorteile rollierender Forecast
Allerdings ersetzen Sie mit dem Forecast auf keinen Fall die Planwerte. Die Planwerte behalten weiterhin ihre Gültigkeit und konstituieren die festgelegten Ziele. Von diesen Jahreszielen hängt der Erfolg Ihres Unternehmens und damit auch die variable Vergütung Ihrer Führungskräfte ab, auf die die Ziele heruntergebrochen wurden. Diese Ziele, die bei der Verabschiedung des Budgets herausfordernd, aber realistisch sein sollten, bleiben – von wenigen begründeten Ausnahmen einmal abgesehen – bis zum Ablauf des Jahres bestehen.
Demgegenüber berücksichtigen Sie beim rollierenden Forecast alle für Ihr Unternehmen relevanten Entwicklungen. Dabei hängt es von der jeweiligen Branche, der Führungskultur und vielen anderen individuellen Faktoren ab, wie das Ineinandergreifen von Strategie, Forecast und Planung im Detail am besten gelingen kann. Damit die Einführung eines rollierenden Forecasts funktioniert, empfehle ich Ihnen, einige Grundsätze zu beherzigen:
- Geringer Detaillierungsgrad: Berücksichtigen Sie beim rollierenden Forecast nur die wichtigsten Grössen. Wenn Sie sich auf die bedeutenden Kennzahlen beschränken, können Sie den Forecast deutlich schlanker, schneller und flexibler gestalten.
- Verlassen Sie sich auf Ihre Führungskräfte: Ihr rollierender Forecast sollte im Wesentlichen auf der Einschätzung Ihrer Führungskräfte basieren. Vermeiden Sie aufwendige Bottom-up-Berechnungen und konzentrieren Sie sich auf die Unternehmensbereichsebene. Einzelne Produkte, Produktgruppen, Regionen oder Kostenstellen sind nicht Gegenstand einer rollierenden Planung. Denken Sie zudem in grösseren Dimensionen und vermeiden Sie bei Ihrer Planung «Nachkommastellen».
- Ausgewogener Kennzahlenmix: Verwenden Sie nicht ausschliesslich Finanzzahlen, sondern beziehen Sie auch nicht finanzielle Kennzahlen in Ihren Forecast mit ein. Die Definitionen der Kennzahlen sollten dabei eng an das Ist-Reporting (z.B. Balanced Scorecard) angelehnt und - in geringerem Umfang – auch an dessen Grundprinzipien wie Mehrdimensionalität oder Wertorientierung festhalten. Verwenden Sie darüber hinaus auch solche GuV-, Bilanz- und Cashflow- Werte, die von übergreifender Bedeutung sind und sich durch ihre hohe Elastizität für die Forecast-Funktionen besonders eignen. Bevorzugen Sie schliesslich Kennzahlen, deren Entwicklung von den Verantwortlichen der Forecast- Einheiten beeinflusst werden kann.
- Integration der rollierenden Planung: Die rollierende Planung sollte in Ihr gesamtes Planungs- und Budgetierungssystem integriert werden. Somit sollten Mittelfristplanung, Budget, rollierender Forecast und Reporting über ein und dasselbe System laufen.
- Quartalsweise Anpassung: Wie häufig der rollierende Forecast aktualisiert wird, hängt vor allem von der Volatilität des Geschäfts ab. Während bei einem Year End Forecast in der Regel ein monatliches Update erfolgt, genügt beim rollierenden Forecast häufig eine quartalsweise Aktualisierung. Allerdings können äussere Rahmenbedingungen auch ein kurzfristiges Update zwingend erforderlich machen. Als Beispiel soll hier nur auf den Ausbruch der Finanz- und Wirtschaftskrise hingewiesen werden, die auch auf kleine und mittlere Unternehmen gravierende Auswirkungen hatte.
Es kann durchaus sinnvoll sein, neben dem rollierenden Forecast auch einen Year End Forecast aufzustellen. Die jeweiligen Vorteile dieser beiden Forecast-Varianten lassen sich teilweise vereinen, indem der Forecast zunächst auf das Jahresende bezogen und zur Jahresmitte auf das komplette Folgejahr ausgeweitet wird.
Kritische Erfolgsfaktoren bei der Einführung von rollierenden Forecasts
Bei der Einführung von Forecast-Systemen zeigt sich immer wieder, dass viele Unternehmen insbesondere bei der Einführung von rollierenden Forecasts auf Schwierigkeiten stossen. Dies liegt von allem daran, dass das Denken in Jahresscheiben in den meisten Köpfen fest verankert ist. Auch aus diesem Grund kann es durchaus sinnvoll sein, zunächst mit der Einführung eines Year End Forecast zu beginnen. Bei der Planung eines entsprechenden Vorgehens sollte die Komplexität zunächst möglichst gering gehalten werden. Bei der Auswahl der Forecast-Inhalte ist daher Augenmass geboten.
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FAQs
What is a rolling forecast budget? ›
What is a rolling forecast? The definition of a rolling forecast is a report that uses historical data to predict future numbers continuously over a period of time. Rolling forecasts are often used in financial reporting, supply chain management, planning, and budgeting across every department.
How do you calculate rolling forecast? ›To calculate a rolling forecast, first calculate the average of the previous N periods' actual results. Then, forecast the results for the next period using the average of the previous N periods' actual results and the current period's actual results.
How do you calculate budget forecast? ›To create a yearly forecast, begin by determining your business expenses by working out what you spend every month. Next, divide them by 12 to get your average monthly costs. You can simplify this part by filling out a Schedule C form to calculate profit and losses for the year.
How does forecasting help with budgeting? ›A financial forecast is a fiscal management tool that presents estimated information based on past, current, and projected financial conditions. This will help identify future revenue and expenditure trends that may have an immediate or long-term influence on government policies, strategic goals, or community services.
What is rolling forecast examples? ›What is a rolling forecast? Rolling forecasts allow for continuous planning with a constant number of periods. For example, if your forecast period lasts for 12 months, as each month ends another month will be added. This way, you are always forecasting 12 months into the future.
What is an example of a rolling budget? ›A rolling budget adds a future accounting period's budget to replace a budget for an accounting period that has past. For example, a company's 2022 annual budget will become a rolling budget if in February 2022 it adds the budget for January 2023 to replace the January 2022 budget.
What is 12 months rolling forecast? ›Unlike a budget or calendar year forecast, a rolling 12-month forecast adds one month to the forecast period each time a month is closed so that you are continuously forecasting for 12 months. This enables continuous planning of future performance based on actual performance.
What is 24 month rolling forecast? ›24 month rolling financial forecasting incorporates trailing twelve months and includes 12 months of projections, all in one statement, to present an even clearer picture of business performance—past, present, and future.
What is the difference between budget and rolling forecast? ›Rolling forecasts will keep you ahead in the fast-paced world of business. Unlike static budgets, rolling forecasts are updated regularly throughout the year to reflect changes in the industry or economy. It relies on an add/drop approach to forecasting that creates new forecast periods on a rolling basis.
What are the 4 basic forecasting method? ›While there are a wide range of frequently used quantitative budget forecasting tools, in this article we focus on four main methods: (1) straight-line, (2) moving average, (3) simple linear regression and (4) multiple linear regression.
What are the five 5 steps of forecasting? ›
- Step 1: Problem definition.
- Step 2: Gathering information.
- Step 3: Preliminary exploratory analysis.
- Step 4: Choosing and fitting models.
- Step 5: Using and evaluating a forecasting model.
The Four Main Types of Budgets and Budgeting Methods. There are four common types of budgets that companies use: (1) incremental, (2) activity-based, (3) value proposition, and (4) zero-based.
What are the 3 most important components of forecasting? ›- James W. Redfield has summarized the essential elements as follows:
- Developing the ground work:
- Estimating future business:
- Comparing actual with estimated results:
- Refining the Forecast Process:
Profit and cash flows
If you're not keeping track of these two important metrics of your business, your budget can't really be accurate and useful. To keep your company from missing out on its financial goals, set realistic targets for both your cash flow and profit flow.
There are three basic types—qualitative techniques, time series analysis and projection, and causal models.
What is the purpose of rolling forecast? ›A rolling forecast is an add/drop process for predicting the future over a set period of time. Rolling forecasts are often used in long-term weather predictions, project management, supply chain management and financial planning. Rolling forecasts can be contrasted with static forecasts and recursive forecasts.
What are the benefits of a rolling forecast? ›With a rolling forecast, businesses can better respond to time-sensitive decisions to ensure the company is perpetually advancing its goals. The forecast is regularly updated at predetermined intervals to ensure that forecasts are always based on the most relevant and timely information.
What are the main elements of rolling budget? ›A rolling budget contains information on your business's revenue, expenses (fixed and variable costs), and profits. However, you will change your revenue and expense predictions using your current numbers.
What are the two most important functions of budgeting? ›Budgeting is used in organizations for multiple purposes of which the most superior ones are planning (decision making) and control.
Where is rolling budget used? ›A rolling budget approach is frequently used to create sales, production, overhead, and other financial budgets.
What does rolling 13 weeks mean? ›
A 13-week cash should be “rolling,” meaning as one week finishes, you add another week of forecasting to the end of your forecast so you're always able to look 13 weeks ahead. This is the minimum amount of time you should be able to project your cash flow.
What does rolling 4 weeks mean? ›4-Week Rolling Period means, for any day, the four-week period ending on the last day of the week (which last day of the week shall be consistent with the last day of the week set forth in the corresponding 13-Week Forecast) that includes such day; provided, however, that prior to April 7, 2013, “4-Week Rolling Period” ...
What does rolling 30 days mean? ›Can you explain the term “rolling 30 days”? Deposits made within 30 consecutive days are counted toward your “rolling 30-day” limit. For example, if you make deposits of $500.00 on March 1st, 2nd, 3rd, and 4th, you have reached your $2000.00 deposit limit for the 30-day time frame.
What is 9 3 in rolling forecast? ›Often known as “3+9,” “6+6,” and “9+3,” the first number represents months of actual results completed while the second number represents the months remaining until the accounting year-end.
What does rolling 1 week mean? ›rolling week means a period of time of [maximum] 168 hours, [between the end of a weekly rest period and the beginning of the next weekly rest period.]
What is a 6 6 budget forecast? ›The most common in my practice is a 6+6 budget; that is, create a new budget that shows six months of actuals and six months of forecasts. If expectations built into the budget aren't materializing, then it's time to recalibrate.
What comes first budget or forecast? ›What Comes First, a Budget or a Forecast? Typically a budget is created before a financial forecast. A budget reveals the shape or direction of a company's finance, while the forecast tracks whether or not the company is meeting its financial goals as outlined in the budget.
What are the two types of forecasting? ›There are two types of forecasting methods: qualitative and quantitative. Each type has different uses so it's important to pick the one that that will help you meet your goals. And understanding all the techniques available will help you select the one that will yield the most useful data for your company.
What are 2 different types of financial forecasting methods? ›There are two primary categories of forecasting: quantitative and qualitative.
What are the 7 steps in the forecasting system? ›- Determine what the forecast is for.
- Select the items for the forecast.
- Select the time horizon. Interested in learning more? ...
- Select the forecast model type.
- Gather data to be input into the model.
- Make the forecast.
- Verify and implement the results.
What are the basics of forecasting? ›
Forecasting involves making predictions about the future. In finance, forecasting is used by companies to estimate earnings or other data for subsequent periods. Traders and analysts use forecasts in valuation models, to time trades, and to identify trends. Forecasts are often predicated on historical data.
What is the first rule of forecasting? ›The first law of forecasting is that forecasts are always wrong. The important thing is to understand how wrong the forecast is, and how to improve the accuracy to a point where realistic planning can be achieved.
What is the most difficult part of forecasting? ›Step 1: Problem definition. Often this is the most difficult part of forecasting. Defining the problem carefully requires an understanding of the way the forecasts will be used, who requires the forecasts, and how the forecasting function fits within the organisation requiring the forecasts.
What is the first step in forecasting? ›Specify the Input Data Set
The first step in the forecasting process is to tell the system to use this data set by setting the Data Set field.
- Estimated revenue. This is the money you expect your business to make from the sale of goods and services. ...
- Fixed cost. When your business pays the same amount regularly for a particular expense, that is classified as a fixed cost. ...
- Variable costs. ...
- One-time expenses. ...
- Cash flow. ...
- Profit.
The five most commonly used business #budgeting methods are the zero-based budget, incremental budget, activity-based budget, value proposition budget, and Flexible budget. each of these methods has its #advantages and #drawbacks, so it's important to choose the one that is best suited for your business.
What are the 3 main types of budgets? ›The three types of annual Government budgets based on estimates are Surplus Budget, Balanced Budget, and Deficit Budget. When the revenues are equal to or greater than the expenses, then it is called a balanced budget. You can read about the Highlights of the Union Budget 2021-22 for UPSC in the given link.
What is the most important factor in forecasting? ›The type of goods is probably the most important factor that affects forecasting. Forecasting will introduce new techniques and deliver different results when you demand forecasting for products that already exist in a market instead of products that will be launched for the first time.
What are the four key elements in budgeting? ›And the internet is full of articles on the elements needed to create an effective budget: income, fixed expenses, variable expenses, and unplanned expenses. Those things are important, and plenty of financial experts can tell you how to incorporate them into a budget.
What are the five 5 factors affecting a budget preparation? ›- Income of the Family.
- Size of the Family.
- Composition of the Family.
- Occupation of the Family members.
- Intercity Differences.
- Family Goals.
- Socio-economic Status of the Family.
- Gainful Employment.
What are the 3 important areas of monitoring the budget? ›
Trends and comparison to projections. One time sources. Timing of receipts. Relationship to economic indicators and potential impacts.
Which forecasting method is best and why? ›Top forecasting methods include Qualitative Forecasting (Delphi Method, Market Survey, Executive Opinion, Sales Force Composite) and Quantitative Forecasting (Time Series and Associative Models).
What are two of benefits of forecasting? ›Why is forecasting important? Forecasting is valuable to businesses because it gives the ability to make informed business decisions and develop data-driven strategies. Financial and operational decisions are made based on current market conditions and predictions on how the future looks.
How many types of forecasting are important? ›There are two common methods of forecasting: qualitative and quantitative. The more viable method for your company depends largely on how long you've been in business. Qualitative forecasting: With this method, you're making business predictions without the benefit of measuring them against past data.
What is rolling budget vs rolling forecast? ›What is the difference between a budget and a rolling forecast? Budgets are static annual plans, while a rolling financial forecast model is regularly updated throughout the forecast period's time frames. Rolling forecasts are driver-based and allow for dynamic scenario planning, leading to more accurate forecasting.
What is static vs rolling budget? ›Typically when people refer to a budget, they mean a static budget. A static budget is a fixed projection of future revenue and expenses over a certain period of time, whereas a rolling budget forecasts the financial situation as conditions change.
How often should the Rolling forecast be prepared? ›Unlike a traditional annual budgeting approach, a rolling forecast is typically updated monthly or quarterly, and has a forecast period 12-24 months out.
What does rolling estimate mean? ›In finance, a rolling forecast is a management tool that organizations use to continuously plan their operations over a set period of time (typically the next 12 months). Most rolling forecasts are updated on a monthly or quarterly basis.
Why do companies use rolling budgets? ›As an alternative to static budgeting, consider a rolling budget to manage and plan your business's finances. A rolling budget can bring flexibility and long-term planning to your business by enabling you to measure the actual performance of your business on a regular basis as well as on an annual basis.